Как да организираме времето си - 10 основни правила

Тук имам предвид времето, прекарано в безкрайни срещи или в срещи с различни познати/приятели.

Що се отнася до срещите, всъщност нямате възможност да ги избегнете. Но понякога можете да се оправдаете, като се позовавате на спешен доклад с краен срок - така ще спестите ценно време. Ако нямате необходимата смелост да избегнете срещата, участвайте "неактивно". Не толкова отдавна бях част от колектив, в който срещите "watercooler" бяха част от дневния график. И за мен, който винаги работех в кратки срокове, срещите се бяха превърнали в източник на безпокойство. До деня, в който осъзнах, че те всъщност са добро време (телефонът ти не звъни, шефът произнася монотонната си реч) да изясня задачите си за деня, да определя приоритетите си и евентуално графика си за уикенда. До края на срещата вече имах написан списък със задачите си и подредени приоритети.

Срещите с приятели е по-лесно да се избегнат, ако се научите да казвате НЕ. Кажете НЕ на тях, но кажете НЕ и на себе си. Защото е много по-изкушаващо да разговаряш на терасата с бира пред себе си, отколкото да учиш глава за изпит с крака в студена вода. Ако знаете, че имате натоварен график и други приоритети, избягвайте срещите, на които се разискват вечните горещи теми. Теоретично не сте длъжни да се оправдавате пред никого, но е елегантно да обясните, че вашето НЕ има основателна причина. Ако те са истински приятели, ще ви разберат. А ако не са... какво ви пука?

Ако срещите и приятелите могат да бъдат избегнати, за съжаление трафикът и времето за чакане не са толкова лесни. Но можем да направим това време по-ефективно, ако се постараем малко повече. Например моят график понякога включва 30-45 минути пътуване до работа извън града. Обикновено това би било мъртво време, слушане на радио, да речем. Но за щастие има компактдискове с аудиокниги - от класически произведения до лекции на TED. Опитайте да слушате аудиокнига за личностно развитие, която не изисква твърде много от вниманието ви, докато шофирате. Слушайте я отново и отново и отново всеки ден. Със сигурност скоро ще започнете да прилагате някои от принципите, които авторът предлага, в живота си.

Стоите ли на опашка на гише или в чакалнята на лекаря? Можете да имате една или две аудиокниги, изтеглени на смартфона си, за да запълните времето си. Или можете да носите книга в чантата си и да прочетете няколко страници. Или можете да бъдете ефективни, като завършите списъка си със задачи. Гледа ли ви някой странно, защото четете, докато стоите на опашка? И така?

Понякога губим време, защото просто забравяме, че имаме важни неща за вършене. Или пък не правим някои важни неща, защото губим време за други неща. Както и да се изразим, пак не е добре. Решението е СПИСЪК НА ДЕЛАТА ЗА ДНЕС. За човек, който има повече от пет неща за вършене в един ден, списъкът TO DO е абсолютно необходим. Не само че ще бъдете по-организирани и ще престанете да забравяте какво трябва да свършите, но и просто ще освободите ума си от блъсканицата "трябва да направя и ...., трябва да направя и...". От момента, в който нещо е на хартия, то е много по-ясно и може да бъде приоритизирано, преосмислено и най-важното - РЕШЕНО!

Списъкът TO-DO може да включва всичко - от доклади за работата до прибиране на химическото чистене или обаждане на приятелка за рождения ѝ ден. Важното е да го запишете на хартия, за да оставите главата си свободна да мисли.

Решението, което намерих за решаване на проблем от категорията "отлагане", беше да го превърна в своя ЦЕЛ ЗА ДЕНЯ. Основната идея е да си поставите цел за този ден да решите определена задача, която отлагате от известно време. И решаването ѝ става ваш приоритет номер 1 за този ден, независимо колко натоварен е графикът ви или колко силно вали навън.

"Целта на деня" може да бъде от всяка област на живота ви - от плащане на сметка, през изучаване на глава от книга, до изпращане на труден имейл. За мен това е методът, чрез който успях да премахна отлагането.

Това е принцип за организиране, който прочетох в блога на Рут Сукуп и който се е превърнал в неин начин на живот. Приложих го както в отношенията си с хората около мен, така и към себе си.

Дълго време за мен беше проблем да планирам физиотерапевтичните си сесии, защото никога не можех да намеря време, а когато имах време, в офиса нямаше свободни часове. И осъзнах, че това е просто моя собствена липса на организация и приоритизиране на себе си по отношение на другите. Решението, което намерих, беше да определям фиксиран часови интервал, в един и същи ден от седмицата, като графикът ми и другите срещи се организират около него. Въпреки че си мислех, че няма да проработи, установих, че с течение на времето формирах рутина за себе си и за моите сътрудници.

Що се отнася до блокирането на лично време, започнете с определянето на ден и час, в които да извършвате определена дейност, която е важна за вас. Ако искате да ходите на фитнес, решете, че ще ходите в сряда от 18 до 20 ч., и нека това бъде твърдо установено, независимо от това какви други проблеми или изкушения възникват. Аз съм си поставил за цел да пиша за блога в неделя сутрин или да проучвам теми, които ме интересуват. Това е едно от моите удоволствия - в неделя рано сутрин си взимам кафе и започвам да пиша