11 техники за лична продуктивност за свръхефективни хора

Има навици, от които се нуждаем през целия си живот. И всичко, което е свързано с личната ни продуктивност, са такива навици:

 

Използваме енергията и времето си по-ефективно, за да постигнем резултати, които носят стойност на собствения ни живот, а след това и на хората, за които ни е грижа.

 

За съжаление обаче понятието за лична продуктивност ни е по-малко познато. Още по-малко се работи за оптимизиране на производителността и ефективността.

 

Избрахме 11 техники, които ще Ви помогнат да станете по-ефективни в работата си. Някои от тях имат незабавен ефект, но повечето ще ви помогнат да постигнете по-добра продуктивност в дългосрочен план. Много от тях ще откриете и в списъка на нещата, които успешните хора правят по различен начин.

Като оставим настрана всички причини да започвате деня си рано, това е навик, който задава тона на деня. Започвате деня си рано сутринта и изпращате съобщение към себе си, че ще се заемете с него.

 

В началото е по-трудно, но с прилагането му става все по-лесно. Ранното ставане помага на личната продуктивност.

 

Създайте си навик да отделяте 15-20 минути в началото на деня си, за да го планирате. Не е необходимо да го правите с големи подробности, макар че ако можете, го направете много добре.

 

С времето ще осъзнаете, че по-гъвкавата система за организиране на времето ще Ви допадне. 

 

Много по-удобно е когато имате определени часове за срещи или други фиксирани задачи и за да имате свободата да планирате останалата част от деня Ви гъвкаво. Когато постигнете това, което сте си поставили за цел, всичко е наред.
 

3. Изберете най-важната цел за деня
 

Писал съм много за това как да изберете цел, която да зададе тона на деня. Коя е най-важната задача, която искате да постигнете днес? И ако това е единственото нещо, което ще свършите днес, добре ли ще бъде денят все пак успешен?

 

Това е още един начин, по който изпращате към себе си сигнали, че се грижите за това, което сте си поставили за цел. И че сте успешни в това.

 

Представете си следното: рано сутринта изпитвате удовлетворение, че денят току-що е започнал, а вие вече сте постигнали толкова много. За подробности прочетете статията за това как да си поставите цел, която да даде тон на деня.

Често се изкушаваме да започнем с най-лесните задачи. И да отлагаме тези, които не ни се иска да правим. В някои случаи това са именно трудните задачи. В много други това е мързел. Добре, нека да го наречем удобство.

 

За да избегнете риска в края на деня да ви останат най-трудните задачи (точно когато започвате да се уморявате), поставете ги на първо място в списъка си. Веднага след най-важната задача за деня.

 

Ако ви се струва твърде трудно, вижте също ръководството за изпълнение на задачи. То е посветено на това как да постигнем по-големи цели, принципите са същите.

 

Накратко, започнете с най-трудните и ги завършете възможно най-рано сутринта.
 

5. Не вършете работата на други хора
 

Вече съм писал за ролите, които играем, и за личните ангажименти, които поемаме. Две свързани теми, за които трябва да мислите редовно.

 

Защо правите нещата, които правите? Сигурни ли сте, че това, което правите, представлява вас? Сигурни ли сте, че всички ангажименти, в които участвате - и проблемите, които решавате - са ваши?

 

Запишете тези неща. Изберете кои от проблемите, за които се борите, всъщност са проблеми на други хора. Вижте до каква степен те трябва да ги понесат сами. Не ви предлагам да бъдете егоисти. Или да не се интересувате от другите. Но да се грижите за себе си.

 

Избягвайте да поемате ненужни ангажименти и да вършите работата на другите.

 

6. Личната продуктивност означава, че работите съсредоточено
 

Способността да работиш съсредоточено е мускул. И тя може да бъде тренирана. Просто чрез практика.

 

Ще се върна към тази тема. Накратко обаче, има две прости системи за управление на времето, които ви помагат да работите фокусирано. И в същото време да не се претоварвате:

 

Първата е системата Pomodoro: работите съсредоточено върху една задача в продължение на 25 минути, след което следва още една 5-минутна почивка. Почивката е необходима, за да сте във форма за следващите сесии Pomodoro.

Втората е система, която открих при Питър Дракър. Тя включва съсредоточена работа върху една задача в продължение на 50 минути, последвана от 10-минутна почивка. Подобно на това, което сте правили в училище. 

Ако не успеете да се справите с някоя от тях, продължителността на концентрацията ви спада: работите 10 минути, след това 2 минути почивка. Под концентрирана имам предвид да вършите едно и също нещо възможно най-дълго в определеното време.

 

7. Еволюцията идва от използването на възможностите. Не от решаването на проблеми.
 

Напишете някъде голям текст на лист хартия и винаги дръжте пред себе си следните думи:

 

Решаването на проблеми не води до еволюция и резултати, а до предотвратяване на щети, които могат да възникнат. Това, което носи резултати и еволюция, е използването на възникналите възможности.

 

Това не е мое, Дракър е казал всичко това. Не мисля, че има нужда от допълнителни обяснения.

8. Дръжте под контрол времето, прекарано онлайн
 

Трябва да ви помоля да извадите интернет кабела от компютъра си и да не влизате в мрежата, когато работите. Но знам, че е трудно да го направите. Често самата работа, която вършим, се нуждае от връзка с онлайн средата.

 

Да, или пък това е просто извинение, което си измисляме. За да останем в интернет.

 

Въпросът е, че когато се забавлявате в интернет, вие се забавлявате. А когато работиш, не се забавляваш в мрежата.

 

Решението: ограничете времето, което прекарвате в интернет, докато работите. Особено в социалните мрежи. Например, можете да останете на кратки интервали: 2-3 минути проверявате какво се случва, след което сте извън Facebook. И проверявате отново по-късно. Това е начинът, по който обикновено го правя.

Електронна поща: избягвайте да започвате деня с проверка на електронната поща. Или я проверявайте на всеки 20 минути. Ако можете, накарайте хората да свикнат с факта, че няма да отговаряте на имейлите им веднага. Създайте здравословни правила за използване на електронната поща.

 

Освен това използвайте услуги за онлайн хостинг на файлове. Това е начин да съхранявате файлове онлайн под парола, до която имате достъп отвсякъде. Най-популярни са dropbox. Отидете на линковете на трите, направете си безплатен акаунт, потвърдете в имейла, който сте получили от тях, като кликнете върху връзката в този имейл, инсталирайте приложението им и можете да ги използвате. Това отнема няколко минути и след това ще можете да запазвате и да имате достъп до файлове онлайн по всяко време.

 

По този начин ще имате по-добра лична продуктивност. И ще имате повече време за себе си.

 

9. Поддържайте граница между жилищните си пространства
 

Доколкото е възможно, възлагайте на определени пространства една-единствена роля: работа, почивка, хранене, игра и т.н. Така че там, където работите, не яжте. Там, където спите, не работете. А там, където се забавлявате, не учете. Така че да запазите енергията, която приписвате на всяко от тези пространства, когато ги използвате.

 

И да запазите в съзнанието си ясна дефиниция за това какво трябва да правите във всяко от тези пространства.

 

По-специално, работното пространство се разграничава от другите пространства: където работите, работете внимателно. Там, където се храните, се хранете спокойно. Там, където се забавлявате, се забавлявайте, а там, където почивате, почивайте добре.

 

Не смесвайте полезността на пространствата, поддържайте ги ясни.

 

10. Планирайте сесиите за многозадачна работа
 

 За да тренирате "мускула" на концентрацията, давайте си контролирани възможности да работите без концентрация.

 

Отделяйте време за многозадачна работа. Времена, в които ви е позволено да работите многозадачно. Можете също така да се занимавате със задачи за "поддръжка". Онези маловажни, но все пак необходими задачи.

 

Като например да платите сметката за телефон или да занесете обувките на детето на ремонт. Планирайте всички тях в добре подбрани времеви периоди.
 

11. Признайте постиженията си
 

Всъщност осъзнавайте как сте използвали времето си. Какво сте направили с него? Добавяли ли сте стойност към живота си, или сте го пропилявали?

 

Не е необходимо да бъдете перфектнипрофесионалисти - минута по минута. Нито пък е необходимо непременно да знаем какво сме правили момент по момент. Но да имаме запис на това как сме използвали времето си. За да проверим себе си.